Jeffrey Liker ve David Meier'in Toyota'nın Yolu isimli yeni kitaplarında yer alan bir ara başlığın ismi "En Önemli Sonuçları Elde Etmek için Asıl (Doğru) Sorunun Bulunması"'dır.
Birçoğumuz her dönemin moda sorun çözme yöntemlerini öğrenmiş ve uygulamaya çalışmışızdır. Bu sorun çözme; bir diğer işlevi ile de karar verme, araçlarının en bilinenleri 5 Neden yöntemi, beyin fırtınası ve biz mühendislere Deming'in hediye ettiği PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) döngüsüdür. Sorun çözmek için yeterli ve yetkin araçlara sahip olduğumuzu kabul etsek bile biz gerçekten en önemli sorun üzerinde mi çalışıyoruz? Peki biz bunu nasıl bilebiliriz?
Liker ve Meier, bizlerin çoğunlukla sorun çözme gayretlerimiz ilk aşamasında, daha sorunun ne olduğunu tanımladığımız safhada hata yaptığımızı, ilk algıladığımız olumsuzlukları doğru sorun olarak kabul ettiğimiz ve asıl sorunun ne olduğunu tespit etmeden çözüm aşamasına geçtiğimizi söylemektedirler.
Örneğin, evimizin arka kapısının evin içinde cereyan yaptığını fark ettik ve bunu nasıl engelleyeceğimizi bulmak için çözüm aramaya başladık. İlk olarak yapmamız gereken, asıl sorunun ne olduğunu belirlemektir. Bunun için bu nedenle ifadesini asıl soruna ulaşmak için algılanan sorun üzerinde kullanmaya başlamamız gerekiyor.
Aynen şu şekilde,
Sonraki adım ise, "Niçin" diye sorarak kök nedenlere inmeye çalışmaktır. Asıl sorunun potansiyel potansiyel sebeplerini için geniş çaplı bir çalışma yapalım. Bunların bir kısmını kontrol edebilme gücümüz varken, bir kısmı üzerinde kontrol gücümüz olmayacaktır. Bir kısmının önemli etkileri olacakken, bir kısmının da etki düzeyleri önemsiz olacaktır.
Mesela:
Şimdi bir neden seçmek için güzel bir listemiz var. (Eğer bu gerçek bir liste olsaydı, uğraşacak olduğumuz ilk sorun sıcaklık ayarı olurdu. Çünkü önemli bir etkiye sahip olup, ayarlaması kolaydır. Yani değiştirmeye gücümüz yetmektedir.) Artık sorunu tanımlamaya aşamasına geçebiliriz: PUKÖ döngüsünü kullanarak, kök neden analizini yapar, olası çözüm seçeneklerini belirler, seçeneklerden birini seçer ve uygularız.
Ancak uygulama öncesi yeniden "bu nedenle" ifadesini kullanarak seçilen çözüm kontrol edilebilir. Eğer seçilen çözüm asıl sorunun olumsuz etkisini azaltacaksa doğru yoldayız demektir.
Örneğin:
Çözüm aslında çok açık. Her iyi fikir kadar çok açık! Yapılması gereken kök neden analizi öncesi algılanan sorundan; yüzeyden, asıl soruna; parelel (en önemli) yüzeylere, atlamayı denemektir. Bunun için de "bu nedenle" ifadesini kullanabiliriz.
Asıl sorunu bulmak, algılanan sorundan asıl soruna, en önemli sonuca sahip soruna yanal atlamaya, kök neden analizi ise sorunun derinlerine inmeye çalışmaktır.
Not: "Are you working on the True Problem?" isimli makaleden uyarlamadır. Yakıt tüketimi örneği de İran'ın şu günlerde Türkiye'ye uyguladığı doğal gaz kesintisine pek uygun düştü.
Birçoğumuz her dönemin moda sorun çözme yöntemlerini öğrenmiş ve uygulamaya çalışmışızdır. Bu sorun çözme; bir diğer işlevi ile de karar verme, araçlarının en bilinenleri 5 Neden yöntemi, beyin fırtınası ve biz mühendislere Deming'in hediye ettiği PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al) döngüsüdür. Sorun çözmek için yeterli ve yetkin araçlara sahip olduğumuzu kabul etsek bile biz gerçekten en önemli sorun üzerinde mi çalışıyoruz? Peki biz bunu nasıl bilebiliriz?
Liker ve Meier, bizlerin çoğunlukla sorun çözme gayretlerimiz ilk aşamasında, daha sorunun ne olduğunu tanımladığımız safhada hata yaptığımızı, ilk algıladığımız olumsuzlukları doğru sorun olarak kabul ettiğimiz ve asıl sorunun ne olduğunu tespit etmeden çözüm aşamasına geçtiğimizi söylemektedirler.
Örneğin, evimizin arka kapısının evin içinde cereyan yaptığını fark ettik ve bunu nasıl engelleyeceğimizi bulmak için çözüm aramaya başladık. İlk olarak yapmamız gereken, asıl sorunun ne olduğunu belirlemektir. Bunun için bu nedenle ifadesini asıl soruna ulaşmak için algılanan sorun üzerinde kullanmaya başlamamız gerekiyor.
Aynen şu şekilde,
- Evimizin arka kapısı cereyan yapmakta ve bu nedenle de evimiz ısı kaybetmektedir.
- Isı kaybetmekteyizdir ve bu nedenle de ısıtıcılarımız sıcaklık ayarını uygun bir düzeyde tutmak için daha uzun çalışır.
- Isıtıcımız daha çok çalışmaktadır ve bu nedenle yakıt/enerji tüketimimiz artmaktadır.
- Yakıt/enerji tüketimi artmaktadır, bu nedenle de fatura ödemelerimiz artmaktadır.
Sonraki adım ise, "Niçin" diye sorarak kök nedenlere inmeye çalışmaktır. Asıl sorunun potansiyel potansiyel sebeplerini için geniş çaplı bir çalışma yapalım. Bunların bir kısmını kontrol edebilme gücümüz varken, bir kısmı üzerinde kontrol gücümüz olmayacaktır. Bir kısmının önemli etkileri olacakken, bir kısmının da etki düzeyleri önemsiz olacaktır.
Mesela:
- Yakıt faturası yüksek. Niçin yüksek?
- Çünkü tüketim fazla.
- Çünkü yakıt maliyetleri yüksek. (Bu konuda yapabileceğimiz bişey yok! )
- Niçin yakıt tüketimi fazla?
- Çünkü hava çok soğuk dıştır. (Bu konuda yapabileceğimiz bişey yok! Dışarının sıcaklığını değiştiremeyiz.)
- Çünkü ısıtıcımız 80 derecede çalışıyor.
- Çünkü bu kış ısıtıcının bakımını yaptırmadık.(Soba, doğal gaz vs...)
- Çünkü arka kapı cereyan yapıyor.
- Niçin ısıtıcının sıcaklık ayarı 80 derece?
- Çünkü daha düşük olursa üşüyoruz.
- Niçin sıcaklık ayarı daha düşük olursa üşürüz?
- Çünkü evin içinde ince kıyafetlerle dolaşıyoruz.
- Niçin ince (şort, tişört vs...) giyiniyoruz?
- İşte bunu hiç sorma!
Şimdi bir neden seçmek için güzel bir listemiz var. (Eğer bu gerçek bir liste olsaydı, uğraşacak olduğumuz ilk sorun sıcaklık ayarı olurdu. Çünkü önemli bir etkiye sahip olup, ayarlaması kolaydır. Yani değiştirmeye gücümüz yetmektedir.) Artık sorunu tanımlamaya aşamasına geçebiliriz: PUKÖ döngüsünü kullanarak, kök neden analizini yapar, olası çözüm seçeneklerini belirler, seçeneklerden birini seçer ve uygularız.
Ancak uygulama öncesi yeniden "bu nedenle" ifadesini kullanarak seçilen çözüm kontrol edilebilir. Eğer seçilen çözüm asıl sorunun olumsuz etkisini azaltacaksa doğru yoldayız demektir.
Örneğin:
- İnce kıyafetlerimizi çıkarıp evin içinde kışlık kalın kıyafetlerimizi (pantolonlarımızı ve uzun kollu gömleklerimizi) giyeceğiz, bu nedenle de,
- Isıtıcının ayarını düşürebiliriz ve bu nedenle de,
- Isıtıcı daha az yakıt tüketecektir, bu nedenle de,
- Ödeyeceğimiz yakıt faturası azalacaktır.
Çözüm aslında çok açık. Her iyi fikir kadar çok açık! Yapılması gereken kök neden analizi öncesi algılanan sorundan; yüzeyden, asıl soruna; parelel (en önemli) yüzeylere, atlamayı denemektir. Bunun için de "bu nedenle" ifadesini kullanabiliriz.
Asıl sorunu bulmak, algılanan sorundan asıl soruna, en önemli sonuca sahip soruna yanal atlamaya, kök neden analizi ise sorunun derinlerine inmeye çalışmaktır.
Not: "Are you working on the True Problem?" isimli makaleden uyarlamadır. Yakıt tüketimi örneği de İran'ın şu günlerde Türkiye'ye uyguladığı doğal gaz kesintisine pek uygun düştü.