Deming'in Kırmızı Boncuk Deneyi: Sistem ve Bireysel Performans

Deming'in kırmızı boncuk deneyi ülkemizde pek bilinmez. Endüstri mühendisleri içinde dahi bilenine az rastlanır. Ben de okulu bitirdikten sonra, mühendislik diplomasını aldıktan sonra öğrendim. Tam zamanında, çalıştığım işletmenin anadoludaki şubelerinin yıllık performans değerlenmesi öncesi okumuştum. Ve bir farklılık yapıp performans değerlemesi araporlarını iki başlık altında "bireysel performans değerlemesi" ve "sistem performans değerlemesi olarak topladım. Bireysel yani şubelerin peformans raporları alışagelmiş klasik verileri, tabloları ve grafikleri, "değişkenlerin aldığı değerleri" içeriyordu.

Sistemin yani yönetimin kurduğu yapının ve süreçlerin oluşturduğu bütünleşik örgüt ve işleyiş sisteminin performans raporları ise "değişkenlere değerleri atayan temel parametrelere" ilişkin verileri, tabloları ve grafikleri içeriyordu. Bireysel performans raporları iğne ise sistem performans raporları çuvaldız idi. Ve o zaman ki yöneticilerimizin pek alışık olmadığı bir değerlendirme aracı idi. Ancak ilk önce eleştirdikleri bu raporları benden 3 ayda bir verip veremiyeceğimi sormuşlardı.

Peki nedir bu kırmızı boncuk deneyi? Deming, bireysel çabaların ve eylemlerin alacağı değerlerin sistemin temel parametrelerine bağlı olduğunu ve bu değerleri sınırlandırdığı anlatmak istediği bir deneydir. Hata ortalaması %10, varyansı %1 olan bir sistemde çalşanlarımız, takımlarımız, şubelerimiz, bölümlerimiz, gruplarımız, şirketlerimiz, şirketler grubumuz ne yaparsa yapsın hata oranlarını %7'nin altına indirme ihtimalleri normal dağılıma göre %0,1'den (yani binde birden) daha azdır. Yada şöyle diyelim ancak 1000 çalışanımızdan biri, 1000 şubemiz yada üretim hattımızdan biri bunu gerçekleştirebilecek talihe sahiptir.

Evet (istatistik kuramına göre) tam anlamıyla bir talih. Çünkü deneyin ikinci amacı her türlü bireysel çevre ve üretim koşullarını eşitlesek bile sistemin doğasında yer alan rassallık bir farklılık, çeşitlilik ve eşitsizlik doğurur. Bunu kafalarımıza kazımak gerekir.

Deming bireysel eylemlerin sistemin tahakkümü altında olduğuna inanır. Yaptığı bir araştırmada bireysel eylemlerin %94'ünün sistem tarafından belirlendiğini iddia etmiştir. Eğer sistemin hata ortalamasını (sistemin temel parametrelerinden biri) %10'dan %8'e düşürürsek hata oranı %7'den daha az olan çalışan sayımız ortalama %35 civarında olacaktır. Yani aynı 1000 çalışandan 350'si, aynı 1000 şube yada üretim hatlarından 350'si.

Deming boncukları ile hazırladığı deney basit bir üretim sistemini teşkil eder. Altı tecrübesiz işçimiz vardır. Bunların başında iki kuş uçurtmaz denetçimiz ve denetçilerin başında da bir başdenetçi vardır. Bu takımın her türlü faaliyetini not düşen bir katip ve olmazsa olmaz bir takım lideri; takım liderimiz de Deming'dir.


Örgüt modelimizin iş/üretim modeli çok basittir. Bir kutuda sağlam ürünleri/üretimi temsil eden 3200 beyaz boncuk, hatalı ürün/üretimi temsil eden 800 kırmızı boncuk vardır. İşçilerimiz boncukların olduğu aynı büyük kutudan aynı kürek ile boncukları nizami bir şekilde alır ve daha küşük bir kutuya götürür boşaltır. Kürek bu iş için özel yapılmıştır. Üzerinde 50 adet delik vardır. Boncuklar deliklere oturmakta ama içinden geçememektedir. Böylece her kürek daldırışında 50 adet boncuk alınabilmektedir. Yani üretim standartımız birim üretimde 50 adettir. Bu 50 boncuk küçük kutuya boşaltıldığında önce denetçiler tarafından sonra da baş denetçiler tarafından kırmızı boncuklar sayılır ve katip teyit eldilmiş kırmızı boncuk sayılarını zaman ve işçi boyutları ile kaydeder. Yani yılın dört çeyreği için herbir işçi/üretim hattının hata performansı ölçülür ve kayıt altına alınır.

Deneye ait sonuçlar için Tablo 1'e bakabilirsiniz:

Tablo 1


Kaynak

İşçilerimizin hatalı üretim ortalamaları %7,75 ile 10,75 arasında değişiyor. Ne şaşırtıcı değil mi, büyük kutuda 1/5 oranında bulunan %20'lik kırmızı boncuk bulunma oranına ne kadar benziyor ( ! ) . Aynı üretim araçları, aynı görevler ve yeteneklerdeki çalışanların bu performanslarını ne kadar bireysel eylemleri ile izah edebilirz? Uzun vadede bu çalışanların/üretim hatlarının ortalama hatalarının %20 çıkacağı aşikar. Bu çeyrekte olmasa bir sonraki çeyrek, bu yıl olmasa bir sonraki yıl muhakkak herbir ünite için bu %20'lik hata oranı dengelenecektir.

Ancak gelin parametrelerin birini değiştirelim:
Biliyoruz ki işin doğasında yani büyük kutuda kırmızı boncuk bulunma oranı %20 ve biz bunu değiştiremiyoruz. Dedik ya işin doğası bu. Ama kürekte yada beyaz boncukta yani standart doğru işte bir değişikliğe gidelim. Beyaz boncukların ve kürekteki bazı deliklerin çapını büyütelim. Peki şimdi ne olacak? Tabiki kırmzı boncuklar deliklerden düşebilecekken beyaz boncuklar takılıp kalacaktır. Sistemin temel parametrelerine yönelik bir değişiklik yaptık. Haydi yine aynı çalışan/üretim hattı, aynı üretim araçları ve aynı işi tekrar yapalım. Ancak bu defa hata oranı ortalamalarının dramatik bir şekilde düştüğünü göreceğiz. Aynı büyük kutudan aynı oranda kırmızı boncuk olmasına karşın küçük kutuya daha az kırmızı boncuk taşıyacağımız kesindir. Bu sonuçta bireysel performansların ne kadar etkisi var? Artık küreğimiz kırmızı ve beyaz boncuklara farklı
yanıtlar vermektedir. Kırmızı ve beyaz boncuklar da küreğe farklı bir şekilde karşılık vermektedir.

Kırmızı boncuk deneyi ne anlatmak istiyor? İşte akla gelen birkaçı:

1.  Deney, kötü yönetimin tipik bir örneğini temsil eder. İşler katı prosedürler ile tanımlanmış ve çalışanların iş geliştirme için öneride bulunması engellenmiştir. Takım lideri, Deming Usta, her seferinde kırmızı boncuklar için çalışanları suçlamıştır.

2. Sistemlerde; süreçlerde, iş ve üretim faaliyetlerinde değişim kaçınılmazdır. Tablo 1 incelendiğinde bu değişim net bir şekilde görülür. Her şey aynı ama kırmızı boncuk sayıları ortada.

3.  Kırmızı boncukları küreğe almak gibi sistemlerde görülen değişimlerin kaynağını ve bunun sisteme toplam etkisini bilmek her zaman mümkün olmaz. Ölçülemeyen ve farkedilmeyen birçok etken bireysel performansı etkileyecektir. Bu etkenlerin çalışanlar/üretim hatları arasında eşit dağılacağını varsaymak için de hiçbir gerçekçi sebep yoktur.

4.  Bütün çalışanlar/üretim hatları kendi denetimlerinin ötesinde işleyen bir sistemin içinde hareket ederler.

5.  Her zaman ama her zaman ortalamanın altında ve ortalamanın üstünde olan bazı işçiler olacaktır. Bu durum sadece ve sadece sistemde yer alan doğal rassallıktan kaynaklanabilir.

6.  Hata sayısı sıralamasında bir çalışanın/üretim hattının konumu bir sonraki dönemde değişebilir.

7.  Sayılan hatalar çalışanlar/üretim hatları ile ilgili değildir. Bu nedenle de bu boyutlarla sayılmamalıydı. Çünkü işçilerin bu sistem üzerinde hiçbir etkileri yoktur. Hata sayısındaki değişimin kaynağı %100 olarak sisteme aittir. Çalışanların aynı girdileri ve araçları kullandığı bu kontrollü deneyde çalışanlar sadece sistemin talihlileri ve talihsizleridir. Çalışanlar aralarında herhangi anlamlı kıyaslama yapılamaz.

8.  Sistemi sadece yönetim değiştirebilir.


Kırmızı boncuk deneyinin aldatıcı düzeyde basit olduğunu kabul etmek gerek. Ama yukarıda listelenen gerçekleri gözler önüne sermesi açısından çok önemlidir. Sistem, bireysel eylem ve performans kavramları arasındaki ilişki için güçlü bir mesaja sahiptir. Temelde iki hatalı varsayıma dikkat çeker:

• Bunlardan birincisi her çalışan/üretim hattı kendi performansını kontrol edebilir varsayımıdır.
• İkincisi ise, sistemdeki herhangi değişimin çalışanlar/üretim hatları arasında eşit olarak dağılacağı varsayımıdır
  

Bazılarımız Deming'in deneyinin uygunsuz olduğunu düşünebilir. Bireysel performansa karşı cebriyeci bir yaklaşım sergilendiği de akla gelebilir. Yada bireysel performans üzerinde bireyin hiçbir etkisinin olmadığı ve bireysel performans değerlemelerinin anlamsız olduğu sonucu çıkarılmaya çalışılıyor gibi de gelebilir. Ancak deneyin amacı sistem değişiminin doğasını ve bireysel performansla olan ilişkisini anlatmaktır. Bireysel performans sistemin etkisinden arındırılmış bireyin kontrol edebileceği değişkenlerle ölçüldüğü zaman anlamlı olur.  

Velhasıl Deming, "Ben, bilmedikleriniz üzerinde varsayımlar yapmadan neyi düşünmeniz gerektiğini düşünüyorum" demektedir.