İşlerimizi o kadar atomize ettik ve karmaşık ilişkiler yumağı haline getirdik ki en küçük bir uygulama için onlarca, bazen de yüzlerce kişiye ya e-posta yada telefon ile bilgi vermemiz gerekiyor. Şu anda günde ortalama 70-80 e-posta alıyor, 30-40 telefon görüşmesi yapıyorum. Günlük, haftalık, aylık, çeyrekler için ve yıllık raporlar hazırlıyor, toplantılar yapıyoruz.
Herbir e-posta ve telefon görüşmesi için 1 dakika ayırsam ki bu iyi bir okuma yada görüşme hızı değildir, muhtemelen birçok detay gözden kaçacaktır, günlük mesaimin net 2 saati bu e-postalara ve telefon görüşmelerine gidiyor demektir. Özellikle bilgi amaçlı gönderilen e-postalar tam ilgisiz veri bombardımanına tutuyor bizi. Peki bu iletişim kanallarının bize maliyeti nedir? Hiç düşündünüz mü? Bu maliyetleri düşürebilir miyiz?
Zaman Maliyeti: E-postaın yazılması, gönderilmesive okunması yada telefon numarasının tuşlanması, karşı tarafın beklenmesi ve görüşmenin yapılması... Bunların hepsi bir maliyet, zaman maliyeti. Bir iki e-posta için konuşmuyoruz. Ortalama 40-50 kişiye atılan e-postalardan bahsediyoruz. Herbir e-posta için her temas noktası 1-2 dakikasını ayırsa sadece bir e-posta için maliyet 80-100 dak/adam'dır. Gönderilen e-potaları değil, alınan e-postaları dikkate alın lütfen.
Çünkü bir e-posta 15-20 kişiye alıcı olarak bir o kadar kişiye de bilgi olarak gönderilebiliyor.
Örgütlerin ölçeği, iş akış süreçleri ve yetki sorumluluk dağılımına göre bu sayılar değişir. Ama şu bir gerçek ki her gönderilen e-posta onlarca alınan e-posta demektir. Birin onlar olduğu bu üstel artan alıcı merkezli iletişim temasları tüm mesai günü ve örgüt çapında düşünüldüğünde binleri hatta onbinleri buluyor. İletişimin en önemli maliyeti zaman maliyetidir. Özellikle katma değeri olmayan sadece kağıt üzerinde belirlenmiş ilişkiler nedeniyle aldığınız e-postalar bu maliyeti kat be kat artırmaktadır.
Çoklu Görev Maliyeti: Çoklu görev ingilizce yazında multitasking olarak ifade edilen belirli bir zaman diliminde yapılan ve yapılamaya devam birden fazla görevi ifade ediyor. E-postalar geliyor, telefon çalıyor yada bizi toplantılara çağırıyorlar. Bu esna ise biz bir rapor hazırlıyor yada bir raporu inceliyoruz. Sürekli iş yarıda kalıyor. Çünkü ya gelen e-postayı okumalıyız yada telefon görüşmesi yapmalıyız. Okuma yada görev bittiğinde yeniden rapora dönmemiz ve konsatre
olmamız belirli bir zaman alır. Benzer bir durum gelen e-postayı okurken yada telefon görüşmesinde de yaşanır. Buna kısaca çoklu görev maliyeti diyebiliriz.
Her bir görevin kendisine müstakil bir zaman dilimi ayrıldığında tamamlanma süresi ve bu sürelerin toplamı bu görevlerin aynı anda yapılmasına göre daha kısa olur. Örneğin bir e-posta yazmak 15 dakika olsa, üç telefon görüşmesi de ortalama 3 dakikakan 9 dakika olsa herbir görev yani e-posta yazmak, üç telefon görüşmesi yapmak ardışık görev diziminde 24 dakika yapar. Ancak gerçek hayatta çoklu görev olarak geçekleşir ve hiçbir zaman 24 dakikada tamamlanmaz. Çünkü
Görevler arası geçişler bize zaman kaybettirir ve yapılan işe konsantre olma, nerede kalındığını bulma ve bu noktadan sonra ne yapılacağını düşünmek zaman alır. Net 24 dakika en az 40 dakikayı bulur. Bu da başlı başına başka bir maliyettir ki yapılan işin kalitesinin aynı olduğunu varsayıyoruz. Bir de kalite kaybı yaşanıyorsa maliyet çok yüksektir.fiyattır. Çoklu görevde yarım kalan bir göreve eniden odaklanmanın 22 dakika aldığı söylnmektedir. Şimdi tekrar düşünmek gerek herbir çoklu görev yaklaşık 20 dakikamızı alıyor. 3 dakika süren bir telefon görüşmesi de olsa. Buna ne kadar değer?
Fırsat Maliyeti:hhalihazırda yapılan iş için yapılabilecek birçok işten vazgeçmenin maliyetidir. E-postalara, telefonlara, raporlara yada toplantılara ayrılan onca zamanı düşündüğümüzde acaba bu ayrılan zamanı ne gibi işler için ayırabilirdik diye düşünmekten kendimi alamıyorum. Katma değeri yüksek ne gibi işlerden uzak kalıyoruz? Bu süreyi serbestçe kullanma imkanımız olsa neler yapabilirdik? Bu sorulara verilecek cevaplar fırsat maliyetini hesaplamamıza yardımcı olacaktır.
İLETİŞİMİN MALİYETİ TAHMİN EDİLENDEN ÇOK BÜYÜKTÜR.
Burada asıl anlatılan yanlış iletişimin neden olduğu maliyetlerdir. Gelen e-postaların, susmayan cep telefonların sürekli vurgulanması bu tür bir iletişim ağının kurulmuş olmasındaki sorunlara işaret edilmesidir. Eğer her iletişim için bütçelere belirli bir maliyet yüklenseydi, örneğin bir bölümün her telefon görüşmesi için 50 YTL, her 10 alıcılı e-postası için 100 YTL maliyet yazılsaydı ve bu maliyetler bölümün bütçesine yansıtılsaydı, sizce telefon görüşmelerimiz ve e-posta gönderimlerimiz bundan nasıl etkilenirdi? Belki sırf konunun önemini vurgulamak için bütçelerimize bu kalemleri eklememiz gerekir.
Konunun özü şu; gerçekte yukarıda sayılan maliyetlere katlanmaya değdiğini düşündüğümüz iletişimlere ihtiyacımız vardır. Muhtemelen şu anki iletişim çabalarımızın çoğu bu kategoriye giren türden değildir. Özellikle de e-posta gönderimleri bu kategoriye en az giren iletişim türüdür.
İletişimin maliyeti çok yüksektir. Bilinçli, yani zaman, çoklu görev ve fırsat maliyetleri nin farkında olarak iletişim kurmamız gerek. İnşallah bu yazıya ayırdığım zaman, çoklu görev ve fırsat maliyeti beklediğim faydaya değer!