Not: Bu çalışma İstanbul Üniverisitesi Endüstri Mühendisliği Bölümününde konuyla ilgili yapılan bir takım çalışmasının notlarından derlenmiştir.
21. yy’da ,insan ve para yönetiminin ardından şirketlerin artık “bilgiyi yönetme” becerilerinin rekabet güçlerini şekillendireceği önemli ve ciddi bir iddia olarak karşımıza çıkmaktadır. Bilginin, bilgi yönetiminin, bilgi yönetim süreçlerinin ve teknolojilerinin işletmelerde sebep olacağı değişimler, organizasyon yapısına olan etkileri, incelenmesi gereken önemli bir konu haline gelmiştir. İşletmelerde bilgi yönetimini gerçekleştiren sisteme Yönetim Bilişim Sistemi (Management Information System) denir.
Yönetim Bilişim Sistemi’nin tanımını yaparsak; işletme planlarının ve yönetim fonksiyonlarının etkinliğini artırmak amacıyla insan ve bilgisayar tabanlı kaynakların toplanması, saklanması, değerlendirilmesi, iletişimi ve kullanımıdır. Başka bir tanımlamaya göre, firmaların iç operasyonları ve çevreleriyle ilişkili geçmiş, şimdi ve geleceğe ait bilgileri formel veya informel bir sistem olarak sözlü veya yazılı olarak sağlayan sistemdir.
Aşağıdaki örnekte, bir işletmede var olan YBS’ incelenmekte ve bu sistemin problemleri tespit edilerek muhtelif çözümler önerilmektedir. Örnekte sorunun tanımlanmasında ve alternatif çözüm üretmede aşağıdaki yol izlenmiştir:
Günümüzde YBS içeriği o kadar gelişmiştirki neredeyse çeşitli bilim dallarının bir metropolü haline gelmiştir. YBS’nin yapıtaşlarını genel olarak inceleyecek olursak şu şekilde özetlenebilir:
1. Yönetim teorisi
1.1. Olaylara sistematik bakış açısı,
1.2. modelleme (tanımlama ve analiz),
1.3. sistem organizasyonu,
1.4. kontrol ve komünikasyon (bireyler arası iletişim)...
2. Bilgi ürretme
2.1. Bilgisayar sistemleri,
2.2. Karar verme sistemleri...
3. Sistem tasarımı
Kaynaklarda, YBS planlaması dört bölümde oluşmaktadır:
1. Amaçların tespiti,
2. politikalar,
3. uzun vadeli planlar,
4. bütçeler.
YBS’nin sistem gerekleri üç boyutta incelenecektir:
1. Donanım (Hardware),
2. uygulama (Software),
3. kullanıcı yada insan (Humanware).
Yönetim Bilişim Sistemi gerekleri
- Uygun nitelik ve nicelikte bilgisayar , ek donanım ,ek hizmet ,malzeme ….
- Şirket ve birimlerin bugün ve gelecekte ki gerekli ve olası ihtiyaçlarına cevap verebilecek nitelikte ,yüksek kapasite, kullanım kolaylığı , data transferi yapabilmek ,büyümeye açık olmak gibi teknik özelliklere sahip bilgisayarlarla bütünleşik sistem yazılımı ve uygulamalar.
- Donanımı ve yazılımı etkin ve verimli kullanabilecek insan kullanımı , kullanıcı eğitimi.
Yukarıdaki bilgilerin ışığında YBS tasarımında aşağıdaki süreç temel alınacaktır:
1. YBS faaliyetlerini üstlenecek biriminin organizasyonel ve örgütsel yapısının oluşturulması,
2. YBS faaliyetlerinin amaçlarının , ihtiyaçlarının ve kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi,
3. Mevcut organizasyonun incelenmesi, yatay ve dikey bilgi akışı ihtiyacının belirlenmesi,
4. Birimlerin diğer birimlerle ilişkilerinin incelenmesi ve bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi,
5. Kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi,
6. Zaman planlaması,
7. Raporlama ve dosyalama planları,
8. YBS faaliyetlerin hedeflerinin belirlenmesi ve bir eylem planının oluşturulması,
9. Yönetim bilişim sistemi tasarımı :
Hardware + software + humanware
10. Sistem işletimi ve güvenliği ile ilgili prosedürlerinin hazırlanması ve standartlaştırılması,
11. Sisteme ve sistem işletimine ait eğitimin verilmesi,
12. Sitemin kurulması ve çalıştırılması,
13. Sistem etkinliğinin ve verimliliğinin kontrolü,
14. Hataların,eksikliklerin, uygunsuzlukların ve yeni ihtiyaçların tespiti, çözüm önerileri oluşturulması ve önlemlerin alınması.
Basit bir Bilgi İşlem Modeli
Bununla beraber bilgisayarlar yada bilgisayarların kullanımı yönetim problemlerine sebep olabilmektedir.
Bir İşletmenin YBS Tasarımı için Örnek İnceleme
X işletmesi büro ve ev aletleri pazarlayan küçük ölçekte bir işletmedir. Dört yöneticisi ve on satış elemanı bulunmaktadır.(Şekil 3) Mamullerini aktif pazarlama ile tanıtmakla beraber bazı ürünlerine gazete ve televizyon reklâmları ile tanıtmaya ve tutundurmaya çalışmaktadır.
X pazarlama işletmesinin organizasyon şeması
1998 yılı satış cirosu yaklaşık 200.000 $’dır. Kar marjı ortalama %20’dir. Pazarlama ve satış faaliyetlerinin büyük bir kısmı İstanbul’da yapılmaktadır. İstanbul dışı pazarlama telefon veya faks ile gerçekleştirilmektedir. Tahsilatları satış elemanları gerçekleştirmektedir. Ayrıca posta çeki ve özel banka hesap numaraları ile de tahsilat yapılmaktadır.
Z diğer ürünlerine göre spesifik bir üründür. Pazarlama ve satış faaliyetleri tüm Türkiye’de yapılmakla beraber Avrupa’ya da yapılmaktadır. Pazarlama ve satış faaliyetlerinde satış elemanlarının dışında da kişiler görev alamamaktadır. Bu kişilere, mutabakata varılmış bir oranda komisyon verilmektedir.
Örgüte lazım olan veriler dört grupta incelenmiştir:
1. İşletme içi süreçlere ait bilgiler,
2. işletme dışındaki çevreye ait bilgiler,
3. girdilere ait bilgiler,
4. çıktılara ait bilgiler.
X işletmesinin bilgi ihtiyacı
Toplanacak veriler
Teorik olarak X pazarlamada, Yönetim Bilişim Sistemi için ihtiyaç duyulacak bilgilerin oluşturulabilmesi için gerekli veriler aşağıda genel olarak tanımlanmıştır:
1) Girdilere ait veriler,
2) çıktılara ait veriler,
3) süreçlere ait veriler,
4) çevreye ait veriler.
Veri işleme
Genel olarak veriler belirli bir ortamda kaydedilerek bir kimlik altında bilgiye çevrilir veya sorgulamaya hazır veri grupları şeklinde depolanır.
Bir kompitür sisteminde basit fonksiyon
Toplanan verilerin büyük çoğunluğu matbu ortamlarda kaydedilmektedir. Kayıtların güncellenmesi zaman ve emek kaybına sebep olmaktadır. Birçok veri birkaç yerde tekrarlanmaktadır.
Bilgisayar ortamında girilen veriler, sorgulamaya uygun girilmemektedir. Ayrıca bilgisayarın işlevlerin çoğunluğu kullanılmamaktadır.
Bilgi Düzeyleri ve Türleri
Kayıt düzeyinde bilgiye ulaşılmak istendiğinde çapraz dosya araması yapılmak zorunda kalmaktadır. Sipariş bilgileri ile kasa bilgileri iç içe yürümektedir.
Ancak üst yönetici tarafından belirli raporlar istendiğinde birçok veri kaynağı (Matbu+Bilgisayar Ortamı) incelenmekte ve raporlar çıkarılmaktadır. Raporlarda, genellikle gerçekten belli oranda sapma olmakta ve çok uzun zamanda hazırlanmaktadır.
Yukarıdan da anlaşılabileceği gibi iki düzeyde bilgiye ulaşılmaktadır:
1) Kayıt (kimlik) düzeyinde,
2) belirli ölçütlere göre harmanlanmış raporlar .
Bilgi türleri ise şunlardır:
1. Müşteri bilgileri,
2. sipariş bilgileri,
3. personel bilgileri,
4. ürün bilgileri,
5. tedarikçi bilgileri,
6. stok bilgileri,
7. ödeme bilgileri,
8. tedarik ve stok bilgileri.
Bu bilgilerin ışığında toplanan veriler incelenmiş aşağıdaki liste oluşturulmuştur.
1) Müşteri Kimlikleri;
müşteri no,
a) Şirket ise Şirket Adı, Kontak,
b) Şahıs ise Ad, Soyadı
2) Müşteri Adresi
a) Mektup Adresi
b) Bölge
c) Sorumlu Satış Elemanı
3) Telefon, Faks Numaraları
4) Müşteri hakkında notlar;
daha önceki ilişkiler, ort. Tahsilat süresi, özel notlar
1) Ürün Kimlikleri;
ürün adı, ürün kategorisi, ürün no,
2) tedarikçisi,
3) ürün fiyatı,
4) ürün kar marjı,
1) Tedarikçi Kimlikleri;
tedarikçi adı, tedarikçi no
2) kontak,
3) adresi,
4) telefonu.
1) Çalışan Kimliği;
çalışanın adı, soyadı, sicil no,
2) bölgesi,
3) SSK No,
4) ev adresi, telefonu,
5) genel notlar.
1) Sipariş Kimliği;
sipariş no,müşteri kimliği,
2) sorumlu satış elemanı
3) ürün Kimliği
4) sipariş tarihi,
5) adet,
6) br. Satış fiyatı,
7) indirim,
8 ) navlun,
9) vergi,
10) fatura değeri.
1. Ödeme bilgileri;
ödeme no, sipariş kimliği,
2. ödeme tarihi,
3. ödeme miktarı
4. ödeme türü.
1. Tedarik ve stok bilgileri;
tedarik no, tedarikçi no
2. ürün no,
3. hareket tarihi,
4. sipariş miktarı,
5. gelen miktarı,
6. çıkış miktarı,
7. iade miktarı,
8. fire.
İncelemeler sonunda sistemi beslemek için gereken verilerin temininde bir sıkıntı çekilmediği görülmüştür. Sadece Z ürünün, organizasyonun dışındaki kişilerce pazarlanması, satılması ve dağıtılması nedeniyle satış verilerine ulaşılamamaktadır. Bu problem pazarlama müdürüyle yapılan çalışmalar sonucunda şöyle çözülebileceği tespit edilmiştir:
Organizasyon dışı pazarlama, satış ve dağıtım faaliyetlerinin üstlenildiği ürünlerde (çoğunlukla Z ürünü) sözleşmelerin X Pazarlama adına değil satış faaliyetini gerçekleştiren kişi veya kurum adına yapılmalıdır. Müşteri hizmetlerini, satış faaliyetlerini üstlenen kişiler gerçekleştirmelidir. X işletmesi aracılar ile muhatap olacaktır. Ürünler belirli bir indirim (bu oran aracılarla sağlanan anlaşma ile belirlenecek) ile aracı kişi veya kuruma verilir. Bu tip müşterilere ait verilerin toplanması X pazarlamanın sorumluluğunda olmayacaktır.
Ayrıca raporlamada büyük sıkıntılar çekildiği tespit edilmiştir. Bunun en büyük sebebinin kayıtların tutulduğu ortam ile sorgulama tipi ve ölçütlerinin uyumsuzluğudur. Çözüm için şunlar önerilmiştir:
Kayıtlar kimliklendirilerek matbu ortamdan bilgisayar ortamına geçirilmelidir. Böylece çapraz dosya aramaları veya bilginin birçok yerde güncellenmesi gereği ortadan kalkacaktır. Bu zaman tasarrufu sağlayacağı gibi hata olasılıklarını da azaltacaktır. Muhasebe verileri MS Access’te tutularak raporlamalar bu yazılımda istenilen sorgulama ile gerçekleştirilebilir. Böylece istenilen tipte ve sayıda rapor elde edilebilecektir. Diğer performans bilgilerini MS Excel’de elde edilebilir. Sorgulamalar MS Query ile yapılabilir ve istenilen raporlar elde edilebilir.
Bilgisayarların hard diskleri büyütülecek ve gerekli yazılımlar yüklenecektir. Ayrıca ihtiyaç olan konfigrasyonda bir bilgisayar daha alınmalıdır.
Kullanıcılarda bilgisayar kullanımı ve YBS uygulamaları için gerekli olan işlemler için eğitim alınmasına ihtiyaç vardır. Genel kullanım ve kullanılacak yazılımlara ait uygulamalarla ilgili eğitim verilmelidir.
Kaynaklar
BÖRÜ Ersin, “İşletmelerde Yönetim Bilişim Sistemi Oluşturma Süreci ve Uygulaması”, Bitirme Projesi, İ.Ü. Müh. Fak., 1998
DAVIS, Gordon B., “Management Information Systems”, 1985
DEARDEN, John, “Managing Computer-Based Information Systems”, 1971
ELLIOTT, C. Orville, “Business Information Processing Systems”, 1971
GÜNDÜZ, Salih, “Yönetim Bilişim Sistemleri Ders Notları”, 1998
KOÇEL, Tamer, “İşletme Yöneticiliği”, İstanbul, 1998
RAYMOND, McLoad, Jr., “Management Information Systems”, 1986
SUBAŞI, Yusuf, “Yönetim Bilişim Sistemleri”, İ.Ü. Müh. Fak., 1998
Ticaret Gazetesi, Aralık 1998